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澱みに浮かぶベージュの蛇 -A Floating Beige Snake on Deposit

もやもやっと、水面から顔を出してます。 みそじ系。

2017'06.27.Tue
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2006'10.08.Sun

 つづき


 前回前々回でリストアップしたToDo。合計で180くらいか。


ToDoをRemember


 このリストアップしたToDoをRemember the Milk(RTM)というソフトの受信箱のところに延々と書き込んでいきます。GTDのタスク管理をネット上でやる場合は、RTMかcheck*padというソフトが良く使われているようです。RTMを選んだ理由は特になく、参考にしたサイトの方が使ってたからというだけです。基本的に家と会社にいるときはPC上で、それ以外は紙で管理する予定ですし・・・。RTMは期日管理ができるというのがメリットのようです。→これが後で結構重要になってきました(という気がしはじめました)。


 結構時間がかかる・・・。途中でこちらを参考にしたら、なんとキーボードのtで新たなタスク作成に対応していることが判明。それまではいちいちキーボードでタスクを打ちこんで、マウスに手を移して、ということをやっていたから面倒くさかった。そこで、tを押してみるが何の反応もない。何度押しても反応がないので、途中で面倒くさくなってまたキーボードとマウスの往復を開始。リストをほぼ入力し終わるか、というところでふと思いついてIME切ってみたらtが反応したorz


すべて打ち込んだら、処理・整理


さて、またおさらい。



  (フローが分かりやすいです)



  ((3)~(9)までの、整理を洗練させていくプロセスが参考になります。)


 以下のやり方は自分なりのやり方なので、必ずしも最適なものではないとは思いますが、参考まで。今後も適宜アレンジを加えていくでしょうし。


入れ込むフォルダは以下のとおりにしました。Biz.IDのフローと対応しています。



  • Actions : 「次にとるべきアクション」リスト

  • Calender : 「カレンダー」

  • Materials : 「資料」

  • Project : 「プロジェクト」リスト

  • Someday : 「いつかやる/多分やる」リスト

  • Waiting : 「連絡待ち」リスト


整理する際には、こんな感じで各フォルダを捉えて分類。



  • Actions: すぐにできること/やるべきこと、単純なタスク(1回の作業で済む、作業の分割の必要があまりないもの)


(例:CDラックの下にダンボールを敷く、○○さんに飲み会の日程を確認、「四季」boxセットをamazonで予約)






  • Calender: 期日が決まっているもの。あるいは頻繁に繰り返すタスク。また、実行する期日・時間を予定に入れているAction。ここのタスクで重要なものはGoogleカレンダーにも流し込む。


(例:連休明けにお金を振り込む、会議前日に上司に資料の最終チェックを受ける)






  • Materials: 資料(なんかあんまり使わなさそう・・・メモはGoogle Notebookでやってるし・・・)






  • Project: すぐにはできないタスク、複雑なタスク(作業の分割の必要があるもの)で、やらなければいけないもの、抱えている作業など。


(例:トランペット掃除→どうやって掃除するの?、○○の案件の引継ぎメモを作る)






  • Someday: いつかやりたいこと。また、明確に期日がきまっていないがやらなくてはいけないこと。


(例:上海でご飯食べたい、○○の家にお祝いを持ってお邪魔する)






  • Waiting: Actionはしたので、回答を待って次の作業に進む(あるいは完了する)もの


(例:○○さんと飲み会の日程調整(→連絡済み))





 分類をする際に、sキーを使ってタグを打ち込む。とりあえず、



  • [work] 仕事関連

  • [private] プライベート(人と調整を要するもの)

  • [house] 家事とか身の回り

  • [hobby] 趣味(人と調整を要さないもの)

  • [study] 勉強関係(hobbyに入れてもいいけどね・・・)


 に大分類し、さらに必要に応じてその他のタグを付してみました。英語にしたのは、いちいちIMEを起動したり切ったりするのが面倒くさいから・・・。まあ、タグの付け方は人それぞれでしょうけれど。


 絶対時間をとってやらなければいけない仕事、というか作業は、Calenderに分類して期限を設定すると同時に、カレンダーの空いているところに時間をとるようにした。もしかしたらどちらか片方は無駄かもしれないけど。





 また、2分以内でできるタスクはその場でやる。


(例:トイレットペーパーの残りを調べる → なかったのでトイレットペーパーを買うというActionにはやがわり。)





 整理しているうちに、謎のタスクがでてきました。



  • ポケットを付け替える


 →いったい何のポケットを付け替えるのか・・・もう思い出せません。



  • マウスを飼う


 →orz 誤変換





 仕事関係で出て行ってすぐやりたいものは、連休明けの火曜日の日付にしてカレンダーにいれました。





とりあえず、こんなんでました


 結局処理・整理プロセスにたっぷり3時間くらいかかりました。数的にはこんな感じ↓



  • Action : 28

  • Calender: 38

  • Material: 0

  • Project: 60

  • Someday: 21

  • Waiting: 3

  • その場で完了:16


 その場で完了するタスクが多すぎ・・・。でも家の中がとってもスッキリです。


 先週一つプロジェクトが終わったので、だいぶタスクが減ってます。またレビューをする際に増えるんでしょうけど・・・。また、他の方と比べると・・・アクションが多いけど、この休日のうちに8割がたは終わらせられるものです。


 と分類が終わったところでRTMが落ちるorz もしかして落ちやすい? 今日のActionが思い出せない・・・。しばらくボーっとしてRTMが復活するのを待ちました。


少し分類の仕方を変えてみる。


 Materialsは使わなさそうなので削除。


 Projectも多いなぁと思い、近い将来に確実にやらなければいけないものをProjectに残して、やりたいけど明確な期限はないものをSomedayに移してみた。


(例:スーツを買う、○○さんのところにお邪魔する)


 また、Calenderのうち、再来月以降が期限のものをSomedayに移行。月初めのレビューの際に、来月のものをSomeday→ProjectかCalenderに移すことにします。Calenderフォルダは毎日チェックするので、Actionとるひつようがないのに毎日見るのはストレスになりますから。


 さて、今日のActionsをつぶすために買い物へ。Actionsリストを印刷すると、ウシとチェックボックスも印刷されていい感じです。


本日の整理結果



  • Actions : 6

  • Calender : 44(このうち15くらいは明日に解決する・・・はず)

  • Project : 23

  • Someday : 71

  • Waiting : 6


Calenderを除いて計算した割合は↓



  • Actions : 5%

  • Project :22%

  • Someday :67%


ってことで、ただのにっきにあるのとそんなに変わらない感じですね。少し安心。


次は、連休明け初日の運用・・・か。


つづく


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