GTDを始めてみる：処理・整理

　つづき。

　前回、前々回でリストアップしたToDo。合計で180くらいか。

ToDoをRemember

　このリストアップしたToDoをRemember the Milk（RTM）というソフトの受信箱のところに延々と書き込んでいきます。GTDのタスク管理をネット上でやる場合は、RTMかcheck*padというソフトが良く使われているようです。RTMを選んだ理由は特になく、参考にしたサイトの方が使ってたからというだけです。基本的に家と会社にいるときはPC上で、それ以外は紙で管理する予定ですし・・・。RTMは期日管理ができるというのがメリットのようです。→これが後で結構重要になってきました（という気がしはじめました）。

　結構時間がかかる･･･。途中でこちらを参考にしたら、なんとキーボードのtで新たなタスク作成に対応していることが判明。それまではいちいちキーボードでタスクを打ちこんで、マウスに手を移して、ということをやっていたから面倒くさかった。そこで、tを押してみるが何の反応もない。何度押しても反応がないので、途中で面倒くさくなってまたキーボードとマウスの往復を開始。リストをほぼ入力し終わるか、というところでふと思いついてIME切ってみたらtが反応したorz

すべて打ち込んだら、処理・整理

さて、またおさらい。

• 写真でわかるGTD（初回編） (3/4)　ステップ２「処理」（ITMedia Biz.ID）

　　（フローが分かりやすいです）

• GTDを始める(3)処理、整理（ただのにっき）

　　（（３）～（９）までの、整理を洗練させていくプロセスが参考になります。）

　以下のやり方は自分なりのやり方なので、必ずしも最適なものではないとは思いますが、参考まで。今後も適宜アレンジを加えていくでしょうし。

入れ込むフォルダは以下のとおりにしました。Biz.IDのフローと対応しています。

• Actions　：　「次にとるべきアクション」リスト


• Calender　：　「カレンダー」


• Materials　：　「資料」


• Project　：　「プロジェクト」リスト


• Someday　：　「いつかやる／多分やる」リスト


• Waiting　：　「連絡待ち」リスト

整理する際には、こんな感じで各フォルダを捉えて分類。

• Actions: すぐにできること／やるべきこと、単純なタスク（１回の作業で済む、作業の分割の必要があまりないもの）

（例：ＣＤラックの下にダンボールを敷く、○○さんに飲み会の日程を確認、「四季」boxセットをamazonで予約）

• Calender:　期日が決まっているもの。あるいは頻繁に繰り返すタスク。また、実行する期日・時間を予定に入れているAction。ここのタスクで重要なものはGoogleカレンダーにも流し込む。

（例：連休明けにお金を振り込む、会議前日に上司に資料の最終チェックを受ける）

• Materials:　資料（なんかあんまり使わなさそう・・・メモはGoogle Notebookでやってるし・・・）

• Project:　すぐにはできないタスク、複雑なタスク（作業の分割の必要があるもの）で、やらなければいけないもの、抱えている作業など。

（例：トランペット掃除→どうやって掃除するの？、○○の案件の引継ぎメモを作る）

• Someday:　いつかやりたいこと。また、明確に期日がきまっていないがやらなくてはいけないこと。

（例：上海でご飯食べたい、○○の家にお祝いを持ってお邪魔する）

• Waiting:　Actionはしたので、回答を待って次の作業に進む（あるいは完了する）もの

（例：○○さんと飲み会の日程調整（→連絡済み））

　分類をする際に、sキーを使ってタグを打ち込む。とりあえず、

• [work]　仕事関連


• [private]　プライベート（人と調整を要するもの）


• [house]　家事とか身の回り


• [hobby]　趣味（人と調整を要さないもの）


• [study]　勉強関係（hobbyに入れてもいいけどね・・・）

　に大分類し、さらに必要に応じてその他のタグを付してみました。英語にしたのは、いちいちIMEを起動したり切ったりするのが面倒くさいから･･･。まあ、タグの付け方は人それぞれでしょうけれど。

　絶対時間をとってやらなければいけない仕事、というか作業は、Calenderに分類して期限を設定すると同時に、カレンダーの空いているところに時間をとるようにした。もしかしたらどちらか片方は無駄かもしれないけど。

　また、2分以内でできるタスクはその場でやる。

（例：トイレットペーパーの残りを調べる　→　なかったのでトイレットペーパーを買うというActionにはやがわり。）

　整理しているうちに、謎のタスクがでてきました。

• ポケットを付け替える

　→いったい何のポケットを付け替えるのか･･･もう思い出せません。

• マウスを飼う

　→orz　誤変換

　仕事関係で出て行ってすぐやりたいものは、連休明けの火曜日の日付にしてカレンダーにいれました。

とりあえず、こんなんでました

　結局処理・整理プロセスにたっぷり3時間くらいかかりました。数的にはこんな感じ↓

• Action : 28


• Calender: 38


• Material: 0


• Project: 60


• Someday: 21


• Waiting: 3


• その場で完了：16

　その場で完了するタスクが多すぎ･･･。でも家の中がとってもスッキリです。

　先週一つプロジェクトが終わったので、だいぶタスクが減ってます。またレビューをする際に増えるんでしょうけど・・・。また、他の方と比べると・・・アクションが多いけど、この休日のうちに8割がたは終わらせられるものです。

　と分類が終わったところでRTMが落ちるorz　もしかして落ちやすい？　今日のActionが思い出せない･･･。しばらくボーっとしてRTMが復活するのを待ちました。

少し分類の仕方を変えてみる。

　Materialsは使わなさそうなので削除。

　Projectも多いなぁと思い、近い将来に確実にやらなければいけないものをProjectに残して、やりたいけど明確な期限はないものをSomedayに移してみた。

（例：スーツを買う、○○さんのところにお邪魔する）

　また、Calenderのうち、再来月以降が期限のものをSomedayに移行。月初めのレビューの際に、来月のものをSomeday→ProjectかCalenderに移すことにします。Calenderフォルダは毎日チェックするので、Actionとるひつようがないのに毎日見るのはストレスになりますから。

　さて、今日のActionsをつぶすために買い物へ。Actionsリストを印刷すると、ウシとチェックボックスも印刷されていい感じです。

本日の整理結果

• Actions　： 6


• Calender　： 44（このうち１５くらいは明日に解決する・・・はず）


• Project　： 23


• Someday　： 71


• Waiting　：　6

Calenderを除いて計算した割合は↓

• Actions　： 5%


• Project　：22%


• Someday　：67%

ってことで、ただのにっきにあるのとそんなに変わらない感じですね。少し安心。

次は、連休明け初日の運用・・・か。

つづく。