GTDを始めてみる：週次レビュー

　さて、土曜日の朝に1時間弱かけて、週次レビューをやってみました。

　参考にした記事は下

• GTDを始める(9)：本来の姿に近づける（ただのにっき）


• 写真でわかるGTD（週次レビュー編）

　簡単にまた頭の中の懸念事項をアウトプットします。でも、気づいたときにちょこちょこRTMに入力しておいてあったので、新しく入力する事項は余り多くなかったです。20個弱か。

　それから、Projectの中にあった項目にいくつか日付をつけてCalenderに入れたり、作業を分割して日付をつけてCalenderに移し変えたのも一つありました。 Somedayの中にありながらいきなり「折り畳み自転車を買う」がcompleteされたり・・・物欲は簡単に成就されるものですね。お金さえあれば。ざっとWaitingのところも眺めて、終了。これでいいのか？というくらいすんなり終わりました。

　それにしても・・・

　RTMの動作が不安定なときが結構あって心配。ソフト変えたほうがいいのかな･･･。

記憶力が悪い

　前々から認識していたことだが、自分は記憶力が悪い。人の名前も覚えられないし、よしんば覚えたとしても顔と名前が一致しないことがざら。脳を鍛える大人のDSトレーニングで、10/1の夕食を聞かれ「パスタ」と答えたら、その日に書き込んだ答えが「あんこう」だったことには正直落ち込みました。鮟鱇って書くのか･･･。今年読んだ本も覚えてないし、CDも何を買ったのか・・・今年は100枚くらい買ってるから覚えていません。レンタル屋の閉店セールで1枚20円で叩き売ってたから、とりあえず何十枚と買ってしまったのが敗因かしら。負け組一直線。

　だから、顔は見たことがあるなぁという人と会ったときに、その人が「何月何日に○○でお会いしましたね」といわれると申し訳ない思いと記憶力の良さに対する尊敬の念に駆られるのです。

　そして、GTDで「○○と前回○月○日に会う」と書いてCalenderリストに入れてみたとき、気づいた。

　みんな既にGTDを実践してたんだ！

　というわけではなくて、こういう記憶も外部に吐き出せばいいことなんですね。というわけで、とりあえず読んだ本や買った音楽をG-mailで自分宛に送って蓄積することにしました。今までも日記に書いたりしてたけど、こっちの方があとから調べやすいし。みんなやってることだろうけど、今まで気づかんかったよ。

　んだっけ、最近読んだ本を思い出そうとしても、思い出せないという罠。

GTDを始めてみる：運用（初日）

つづき。

　GTDを始めて、初めての出勤日。

　朝起きて、RTMを起動し、Calenderフォルダの今日の分をActionsに移動させる。仕事場には早めに出勤して、職場でRTMを起動して、Actionsにあるタスクをサクサクとこなしていく。

　でもやっぱりどんどん作業が湧いてきて、湧いては消し湧いては消ししていると受信箱に新たなタスクを書き込んでいる暇はなかなかできませんでした。昼休みにちょっとやって、午後は比較的手が空いたので、機をみて思いついた（あるいは思い出した）作業をRTMに書き込んだりできました。

　ただ言えるのは、朝から何をやるかがはっきりしていたので、午前中はこれまでに比べてかなり効率的に仕事ができた気がします。気のせいかもしれない。せっかく休み中に作業したんだから、その分をとりかえさなければ、という貧乏性かも。いいや、やっぱり午後手が空いたということは効率よく仕事ができたんでしょう、と思い直した。

　夕方に今日中の仕事をもらったので少し残業。でも全体的に見れば暇な部類の日だったので、大きな混乱もなく終了。3件ほどのActionsは明日に持ち越したが･･･悔しいがしょうがない。明日の日付をつけてCalenderフォルダに移動させました。

　何が良かったか、というのは、朝一で仕事を始めるときのマインドの明確さが出てきたこと。いつもは朝来て、さて今日は何をすべきかと考えながらやっていたので、最初の1時間くらいはエンジンを温めている状態だったと思う。効率が違う。良くなかったのは、Actionsに残ってる作業をやりたいけど横からどんどん仕事が湧いてくるのでフラスト少したまるかも。また、忙しい日だったら優先度つける作業がこれに加わると予想。

　次は、何もなければ金曜日夕方or週末の週次レビューか。

つづく。

GTDを始めてみる：処理・整理

　つづき。

　前回、前々回でリストアップしたToDo。合計で180くらいか。

ToDoをRemember

　このリストアップしたToDoをRemember the Milk（RTM）というソフトの受信箱のところに延々と書き込んでいきます。GTDのタスク管理をネット上でやる場合は、RTMかcheck*padというソフトが良く使われているようです。RTMを選んだ理由は特になく、参考にしたサイトの方が使ってたからというだけです。基本的に家と会社にいるときはPC上で、それ以外は紙で管理する予定ですし・・・。RTMは期日管理ができるというのがメリットのようです。→これが後で結構重要になってきました（という気がしはじめました）。

　結構時間がかかる･･･。途中でこちらを参考にしたら、なんとキーボードのtで新たなタスク作成に対応していることが判明。それまではいちいちキーボードでタスクを打ちこんで、マウスに手を移して、ということをやっていたから面倒くさかった。そこで、tを押してみるが何の反応もない。何度押しても反応がないので、途中で面倒くさくなってまたキーボードとマウスの往復を開始。リストをほぼ入力し終わるか、というところでふと思いついてIME切ってみたらtが反応したorz

すべて打ち込んだら、処理・整理

さて、またおさらい。

• 写真でわかるGTD（初回編） (3/4)　ステップ２「処理」（ITMedia Biz.ID）

　　（フローが分かりやすいです）

• GTDを始める(3)処理、整理（ただのにっき）

　　（（３）～（９）までの、整理を洗練させていくプロセスが参考になります。）

　以下のやり方は自分なりのやり方なので、必ずしも最適なものではないとは思いますが、参考まで。今後も適宜アレンジを加えていくでしょうし。

入れ込むフォルダは以下のとおりにしました。Biz.IDのフローと対応しています。

• Actions　：　「次にとるべきアクション」リスト


• Calender　：　「カレンダー」


• Materials　：　「資料」


• Project　：　「プロジェクト」リスト


• Someday　：　「いつかやる／多分やる」リスト


• Waiting　：　「連絡待ち」リスト

整理する際には、こんな感じで各フォルダを捉えて分類。

• Actions: すぐにできること／やるべきこと、単純なタスク（１回の作業で済む、作業の分割の必要があまりないもの）

（例：ＣＤラックの下にダンボールを敷く、○○さんに飲み会の日程を確認、「四季」boxセットをamazonで予約）

• Calender:　期日が決まっているもの。あるいは頻繁に繰り返すタスク。また、実行する期日・時間を予定に入れているAction。ここのタスクで重要なものはGoogleカレンダーにも流し込む。

（例：連休明けにお金を振り込む、会議前日に上司に資料の最終チェックを受ける）

• Materials:　資料（なんかあんまり使わなさそう・・・メモはGoogle Notebookでやってるし・・・）

• Project:　すぐにはできないタスク、複雑なタスク（作業の分割の必要があるもの）で、やらなければいけないもの、抱えている作業など。

（例：トランペット掃除→どうやって掃除するの？、○○の案件の引継ぎメモを作る）

• Someday:　いつかやりたいこと。また、明確に期日がきまっていないがやらなくてはいけないこと。

（例：上海でご飯食べたい、○○の家にお祝いを持ってお邪魔する）

• Waiting:　Actionはしたので、回答を待って次の作業に進む（あるいは完了する）もの

（例：○○さんと飲み会の日程調整（→連絡済み））

　分類をする際に、sキーを使ってタグを打ち込む。とりあえず、

• [work]　仕事関連


• [private]　プライベート（人と調整を要するもの）


• [house]　家事とか身の回り


• [hobby]　趣味（人と調整を要さないもの）


• [study]　勉強関係（hobbyに入れてもいいけどね・・・）

　に大分類し、さらに必要に応じてその他のタグを付してみました。英語にしたのは、いちいちIMEを起動したり切ったりするのが面倒くさいから･･･。まあ、タグの付け方は人それぞれでしょうけれど。

　絶対時間をとってやらなければいけない仕事、というか作業は、Calenderに分類して期限を設定すると同時に、カレンダーの空いているところに時間をとるようにした。もしかしたらどちらか片方は無駄かもしれないけど。

　また、2分以内でできるタスクはその場でやる。

（例：トイレットペーパーの残りを調べる　→　なかったのでトイレットペーパーを買うというActionにはやがわり。）

　整理しているうちに、謎のタスクがでてきました。

• ポケットを付け替える

　→いったい何のポケットを付け替えるのか･･･もう思い出せません。

• マウスを飼う

　→orz　誤変換

　仕事関係で出て行ってすぐやりたいものは、連休明けの火曜日の日付にしてカレンダーにいれました。

とりあえず、こんなんでました

　結局処理・整理プロセスにたっぷり3時間くらいかかりました。数的にはこんな感じ↓

• Action : 28


• Calender: 38


• Material: 0


• Project: 60


• Someday: 21


• Waiting: 3


• その場で完了：16

　その場で完了するタスクが多すぎ･･･。でも家の中がとってもスッキリです。

　先週一つプロジェクトが終わったので、だいぶタスクが減ってます。またレビューをする際に増えるんでしょうけど・・・。また、他の方と比べると・・・アクションが多いけど、この休日のうちに8割がたは終わらせられるものです。

　と分類が終わったところでRTMが落ちるorz　もしかして落ちやすい？　今日のActionが思い出せない･･･。しばらくボーっとしてRTMが復活するのを待ちました。

少し分類の仕方を変えてみる。

　Materialsは使わなさそうなので削除。

　Projectも多いなぁと思い、近い将来に確実にやらなければいけないものをProjectに残して、やりたいけど明確な期限はないものをSomedayに移してみた。

（例：スーツを買う、○○さんのところにお邪魔する）

　また、Calenderのうち、再来月以降が期限のものをSomedayに移行。月初めのレビューの際に、来月のものをSomeday→ProjectかCalenderに移すことにします。Calenderフォルダは毎日チェックするので、Actionとるひつようがないのに毎日見るのはストレスになりますから。

　さて、今日のActionsをつぶすために買い物へ。Actionsリストを印刷すると、ウシとチェックボックスも印刷されていい感じです。

本日の整理結果

• Actions　： 6


• Calender　： 44（このうち１５くらいは明日に解決する・・・はず）


• Project　： 23


• Someday　： 71


• Waiting　：　6

Calenderを除いて計算した割合は↓

• Actions　： 5%


• Project　：22%


• Someday　：67%

ってことで、ただのにっきにあるのとそんなに変わらない感じですね。少し安心。

次は、連休明け初日の運用・・・か。

つづく。

GTDを始めてみる：収集（その２）

　前回、収集（アウトプット）を2時間近くかけてやって、98個の項目が出てきたという記事を書きました。そこで黙ってリンクを張っていた、参考にしたサイトの管理人さんから、『個人的な経験からいうと、100前後に最初の山があります(仕事抜きでも)。98個だと出きってないかも。もっと時間をかけた方がいいように思えます。』という貴重なコメントをいただきました。

　一度「収集」作業をしてから、しばらくの間処理に移れていなかったのですが（このこともストレスになるね）、その間に思いつくものが結構あったので、このコメントも尤もか、と思い、また少し時間をかけて「収集」をやってみました。今回は、1時間＋1時間（2回に分けたのは単に時間が取れなかったため）。

　最初のラウンドは、スタバで。

　しかし、隣のテーブルに上司＋新入社員（今頃？）らしき4人組が陣取り、上司が延々と自分のワークスタイルを披瀝するので集中できず。しばらく音楽を聴いて隣の話をシャットアウトして心を落ち着かせ、隣が空いてから再開。

　次のラウンドはファミレスでご飯を食べながら。

　結果。

　83個もの新項目が出てきました。やっぱり出きってなかったんですね･･･。あわせて181個。まんべんなくいろいろなところのToDoが出てきていましたが、家の中の細々とした用事（「スーパー袋の整理」とか「CDラックの下にダンボールを噛ませる（地震対策））」とか。貧乏くさいな。）が結構ありましたね。どういうところが抜けやすいかは、人によると思いますが。これに仕事の分を加えれば200は越えてくるでしょう。やっと「収集」についてはとりあえず終わらせることができそうです。

　つづく。

GTDを始めてみる：収集

まずはGTDについておさらい。

　以下のページが非常に参考になりますので、よくわからなくなったらここに立ち戻ります。

• ITmedia Biz.ID: 図解GTD-５つのプロセスをイメージで捉えよう


• ITmedia Biz.ID: はじめてのGTD


• Getting Things Done (a.k.a. GTD)

　本もいろいろと紹介されていますが、原典に当たるのはもう少し余裕ができてから。

GTDのフェーズ

　Biz.IDでの田口さんの紹介によると、GTDは以下のフェーズからできています。

　　１．収集（自分がアウトプットと呼んでいたもの）

　　２．分類

　　３．整理

　　４．レビュー

　　５．実行

　今回は１．収集（アウトプット）について。

１.収集のプロセス

参考にした記事は↓

• GTDを始める-ただのにっき


• 写真でわかるGTD（初回編）-ITmedia Biz.ID

　平日の休みの日に、2時間ほどかけてファミレスで軽食＆ドリンクバーを頼んでだらだらと頭の中にあるToDoを紙の上に書き出してみました。A4コピー用紙の裏紙を、縦に2分割して書き込んでいきます（単に、いつもメモを取っているやり方がこうだからそうしているだけです。慣れたやり方が良いと思います）。ペンは愛用の三菱超極細uni-ball Signoの茶色。

　直接、処理・整理するソフトに書き込んでいく方が早いのかもしれませんが、家ではなんとなくネットしたり音楽を聞いたりしたくなってしまうので、外にでて平常心で、黙々と書いていきます。でも、ペンで書くよりキーボード叩く方が早かったりして･･･。

メモはこんな感じ。

• ○○さんと飲みに行く


• 風呂・トイレ掃除


• ○日に○○さんにリマインド電話する


• TOEIC受ける


• Brit Rockを系統立てて聴く


• 上海にいって満貫全席

　・

　・

　・

　はて、こんなんでいいのかな。

　この段階では、グループ分けや相互連関、個別作業へのリダクションやマインドマップなんかは使わず、ひたすら箇条書きで書いていくのが良いらしいです。だから「上海にいって満貫全席」なんていうのがあるのですが。しかも「いって」ぐらい漢字で書いたらいいのに、と後から思うのですが。まあ、頭から出すところにだけ集中して、そこから先はまたあとで、ということでしょう。

　手帳なんかも見ながら、1時間くらいは調子よく書けたのですが、そこから先は思考停止・・・。いや、既に「ああそういえばこんなことも約束してたああああ」という事項がずらずらと出てきてそら恐ろしくなっていたのですが。

トリガー

　そこで出てくるのがトリガーです。頭の中が空っぽになるまで吐き出すためのキーワードや質問のことを指すみたい。

• GTDに役立つトリガーリスト-BizID.ITmedia


• 頭を空っぽにするキーワード（場所編）-GTD FAN


• 頭を空っぽにするキーワード（時間・人）-GTD FAN

　こんな質問や単語を見ながらﾎﾞｰとToDoがないか考えます。

　そうするとまだまだ出てきました。ここまでやって、1時間40分くらい。まあ、その間コーヒーやらポテトやら飲み食いしていたのですが。

　最終的に、９８個の事項がリストアップされました。こんな感じ↓

　ただのにっきの方は250！ということなので少ないのかもしれませんが、仕事関係は出勤しないと分からない（というか、すべてを忘れて休暇に出てきたつもり）ですし、思い出したらまた書けばいいや、という軽い気持ちでスッキリ。

　もやもやっと「あれやらなきゃ」「これやらなきゃ」ということを意識的／無意識的に考え続けていることから開放されてストレスフリーっていうことなんですな（何をいまさら。）。まだ先は長いんだけれども、とりあえずつづく。

老人とバスとマガジンラック

楽しいことは優先的に･･･

　頭の中にあった作業をアウトプットした結果出てきた「マガジンラックを買う」という作業を実行しました。「アウトプット」の過程をまだ文章にしていないし、その分類にもまだ到達していないのに、楽しいことは時間がかかってもやってしまうんですね。こうやって「作業」のうち、嫌なものばかりが残っていくのか・・・。まあ、そういう、嫌で、なるべくお目にかかりたくないものと常に相対して直面するためにGTDはあるのかもしれません。精神修行か。

バスの中で、将来について

　そんなこんなで、近くのFranc francに行ってきました。いつもなら自転車で行くところですが、帰りに荷物になると思ったので、久々にバスに乗りました。

　平日の昼間のバスはお年寄りであふれていました。バスの中は結構込み合っていて、椅子はお年寄りか妊婦さんか独り言をずっと発声している人で占められており、多くのお年寄りが立っていました。さすがに、杖を持った人には、その人と年はかわらないのではという人が席を譲っていましたが。バスの運転は結構荒く、自分もつり革にしっかりとつかまっていないと倒れるくらいの急ハンドルもあったのですが、皆さん意外としっかりしてました。こっちが不安に思うくらいの足取りなのに。慣れの問題なのかも。

　もう一つ意外だったのは、皆が皆そうではないけれども、傍若無人な老人が多かったこと。車内で比較的大声でしゃべるくらいならまだいいですが、お仲間さんと見られるグループの脇に立っていた自分を舐めるようにジロジロ見たり（これは平日の昼間にうろうろしているのが珍しいというのもあるけど）、携帯の着信音が延々と鳴り響いて、やっと切ったかと思ったらずっとしゃべっていたりと、グループで「近頃の若者」がやりそうなことを結構やってました。まあ、自分はあまり気にならないからいいのですが、少しビックリしました。「近頃の若者は・・・」とだけは口にしたくない、と思っていますが、「近頃の老人は・・・」も言いたくないので、ここら辺で。

　例えば5年後とか、15年後くらいのことを考えると、もっと高年齢の方の割合が増えるわけですよね。今は○○歳以上の方はサービスでパスが支給されたり、割安運賃で公共交通機関を使えるというパターンが結構あると思いますが、自分がそういうことを考えたりする頃には、適用年齢が100歳くらいになってるかも。企業やっていけません。でも、介護サービス業に社会のリソース（お金とか人材とか）が振り分けられて活発なビジネス分野になるんだろうから、意外と今よりも良くなったりして。まあ、老後については、自分で稼いだお金を自分で使い切るという考え方でいけば心配はないかと思っています。

マガジンラック買った

　というわけで、マガジンラック。

　イメージしていたのは木製のフレームにはファブリックが垂れ下がってる、というものでした。実際にお店に行ってみると1種類しかマガジンラックがおいてなかったのです。ただ、そのマガジンラックが結構気に入ったのと、値段が予算内だったという偶然の一致があったので購入。2730円でした。雑誌を何冊か載せた写真をupしてみました。1冊エロ本があるけどな・・・。

　二枚を結びつける真ん中の支点（ネジ）が壊れてダメになりそうですが、ネジが壊れても換えられるので大丈夫でしょう。

　これでActionsリストから１つ消せます。まだ分類してないけど。

GTDを始めようとする

　雨も止んだので、レンタルCDを返すついでにカフェでGTDの「頭の中が空っぽになるまでアウトプット」をやってみました。

　さて、一昨日書いたGTD(Getting Things Done）。Going to Tokyo Disneylandではありません。いろいろとネットのGTD実践記事を参考にしていますが・・・。

　IT関係で働いている方が多いみたいで、本格的なのが多いです。本格的じゃないと効かないノウハウのようですね。実践ブログは参考になります。やり方は千差万別、自分のやり方を見つけるまで試行錯誤を皆さんされているようです。

　まずは、下準備から。

　基本的な考え方は、「頭の中が空っぽになるまでアウトプット」「出てきたものを整理・処理」「そのレビュー」となります。

　携帯電話もまともに使えない自分としては、アウトプットはいつでもできるようにメモ帳、整理・処理・レビューはPC上でやるのかな、と。整理・処理は Google NotebookかGmailを使うのが良さそうです。まずはそれぞれの使い方から再チェックして整理してみます。「アウトプット」も含め、次回以降で。

　参考にしたのはBizIDのはじめてのGTDです。

ブログ再開の小さな希望と野望

はてなダイアリーでブログ再開。

Google関連ツールにはまる

　というのも、Google関連のツールが思ったより使いやすいことに最近気がつき、Gmail（７月から誰でも登録できるようになったそうな）から始まりパーソナライズドホーム、Google Notebook、Googleカレンダーと立て続けに使い始めてみたからです。

　とくにGoogle Notebookは、自分にとっては非常に便利。

記憶力に頼らない仕事術

　最近記憶力の低下が激しいので。というよりも、昔から記憶の容量に問題があったと思われるが、最近それに気づいてしまったという不幸を経験したのです。というのも、最近日本史を再勉強する機会があったのですが、あまりにも何も覚えていない、そして覚えられないという現実にぶち当たったのです。

　仕事場や家でパソコンに向かっているときにふと面白いニュースをクリップしたり、思いついたことを書き込んだりしてオンライン上で共有できるの大きいですね（←こういうソフトはだいぶ前からあったのだろうけど・・・使い勝手がここまで向上しているとは。）。

　ネットにつなげない場所にいる時は、アナログなメモ帳をいつでも取り出せるようにして、メモるよう心がけようと決めました。どこまで続くかわからないけど。

　あんまり仕事術とかの本を読んだことがなかったのですが、頭のメモリ容量に問題がある自分のような人のために開発されたのではないかと疑われるＧＴＤ（Getting Things Done）も遅ればせながら勉強して実践したいな、と今日、会社でネットをしながらぼんやりと思いました。頭の記録用メモリをすべて開放してプロセッシングのために利用できたら能率もあがる・・・かな。

　というわけで、Google関連ツールとGTDの勉強と実践もつらつらと今後綴っていきたいところです。